Términos y condiciones

1. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

En atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”, y cualquier otra norma que las sustituya, adicione, complemente o modifique, le damos a conocer la Política de Tratamiento de Datos Personales con la cual GALOFRE & ASOCIADOS S A S [en adelante “G&A”] realizará el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como Titular, así como el procedimiento para ejercer consultas y reclamos. Le informamos que esta Política de Tratamiento de Datos Personales [en adelante “La Política”] se aplicará a todas las Bases de Datos y/o documentos que contengan Datos Personales recolectados por G&A, en virtud de la Autorización.

1. Identificación del Responsable del Tratamiento.

G&A, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C., con dirección de notificaciones judiciales en la Carrera 15 No. 88-21, oficina 702, Torre Unika, email protecciondedatos@galofreyasociados.com y teléfono (+57 1) 390 95 88.

1. Definiciones.

Las palabras utilizadas en mayúsculas en La Política tendrán el significado que aquí se les otorga, o en su defecto, el significado que la legislación vigente les den. En caso de diferencias entre la definición aquí dada y la establecida en la Ley, se preferirá la dispuesta en la Ley.

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.
• Aviso de Privacidad: Es la comunicación verbal o escrita generada por el Responsable del Tratamiento dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de La Política [que le será aplicable], la forma de acceder a la misma y el Tratamiento y finalidad que se pretende dar a sus Datos Personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados Datos Públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Datos Sensibles: Se entienden por Datos Sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de los partidos políticos de oposición, así como los relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento, en razón de la relación comercial, civil, laboral y/o jurídica con G&A.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

1. Tratamiento de los Datos Personales.

G&A, como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, con la finalidad legal de desarrollar adecuadamente su objeto social y fortalecer sus relaciones comerciales, civiles, laborales y/o jurídicas con terceros [Empleados, Accionistas, Clientes o Proveedores], recolecta, almacena, organiza, usa, circula, transmite, transfiere, actualiza, rectifica y suprime Datos Personales de las siguientes personas, sin que la enumeración signifique limitación:

• Empleados: Para fines relacionados con su vinculación, ejecución y terminación de la relación laboral suscrita con G&A.
• Clientes: La finalidad es ofrecer y facilitar la prestación de los servicios de asesoría, consultoría y representación [judicial y extrajudicial] a personas naturales y jurídicas en asuntos legales, corporativos, gerenciales y financieros contratados con G&A, y de esta manera mantener informado al Cliente de la gestión realizada.
• Proveedores: Para contratar productos o servicios que G&A requiera para el normal funcionamiento de su operación y para la adecuada dotación de sus instalaciones.
• Candidatos: Gestionar procesos de selección y contratación de Empleados y Proveedores.
• Accionistas: Para la inscripción, información, ejecución, desarrollo y certificación de actividades al registro mercantil de la Cámara de Comercio, el Libro de Registro de Accionistas de G&A y autoridades o entidades [administrativas, judiciales y de policía] del orden nacional, departamental o municipal.

1. Derechos de los Titulares.

Los Titulares tienen los siguientes derechos, los cuales podrán ejercer en cualquier momento:

• Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a G&A, como Responsable del Tratamiento. En igual sentido, en cualquier momento el Titular podrá solicitar que sus datos sean actualizados si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
• Solicitar prueba de la Autorización otorgada a G&A para el Tratamiento de sus Datos Personales. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la Autorización del Titular no será necesaria en los siguientes casos:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
• Datos de naturaleza pública;
• Casos de urgencia médica o sanitaria;
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

• Ser informado por G&A, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 o Ley para la Protección de Datos Personales, y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que G&A ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
• Abstenerse de responder las preguntas sobre Datos Sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre Datos Sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
• Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

1. Autorización.

G&A debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por G&A, tales como:

1. Por escrito, diligenciando el formato de autorización (Anexo 1).
2. De forma oral, mediante conversación telefónica o videoconferencia.
3. Tácitamente, mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que la Autorización fue otorgada por el Titular; por ejemplo, a través de su aceptación a los Términos y Condiciones al ingresar a la página web de G&A.

1. Datos Sensibles.

El Titular tiene derecho a no responder cualquier información sensible solicitada por G&A, relacionada entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de los partidos políticos de oposición, así como los relativos a su salud, vida sexual, y los datos biométricos.

1. Datos de Menores de Edad.

El suministro de los Datos Personales de menores de edad está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la Autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que se valorará teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

1. Atención de Peticiones, Quejas, Consultas y Reclamos.

Para realizar peticiones, quejas, consultas y reclamos con el fin de ejercer los derechos contenidos en el presente documento, puede contactar a G&A, de lunes a viernes en el horario de 9:00 AM a 5:00 PM al teléfono (+57 1) 390 95 88 o al email protecciondedatos@galofreyasociados.com.

1. Procedimiento para ejercer consultas y reclamos.

Consultas

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de G&A. Para ello podrá realizar consultas de lunes a viernes en el horario de 9:00 AM a 5:00 PM al teléfono (+57 1) 390 95 88 o al email protecciondedatos@galofreyasociados.com.

En tal sentido, G&A deberá suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Al realizar la solicitud de consulta se deberán presentar los siguientes documentos:

• Titular: Adjuntar copia de su documento de identificación.
• Causahabiente: Adjuntar copia de su Documento de identificación, copia del registro civil de defunción del Titular, copia del documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identificación del Titular.
• Representante legal y/o apoderado: Adjuntar copia de su Documento de identificación, documento que acredite la calidad en la que actúa (Poder) y el número del documento de identificación del Titular.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 o Ley para la Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante G&A el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a G&A en el horario de lunes a viernes en el horario de 9:00 AM a 5:00 PM al teléfono (+57 1) 390 95 88 o al email protecciondedatos@galofreyasociados.com. La solicitud debe indicar la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, los datos de contacto y los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

1. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
2. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

1. Información Obtenida En Forma Pasiva.

Cuando se accesa o utilizan los servicios contenidos dentro del sitio web de G&A, éste podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de G&A tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.

1. Seguridad de los Datos Personales.

G&A, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de G&A se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. G&A no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivos en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de G&A.

1. Vigencia.

La Política entra en vigencia a partir del primero (1º) de diciembre de dos mil trece (2013).